Virtuelle Assistenz

Je mehr Sie delegieren und in die vertrauensvolle Hände administrativer Spezialisten geben, desto mehr Zeit und Ressourcen gewinnen Sie für Ihre Aufgaben. Bei einer eingespielten Zusammenarbeit erreichen Sie laut Studien eine Zeitersparnis bis 20+ Prozent.

Temporär bin ich bei Ihnen vor Ort tätig für Absprachen oder wenn wichtige Sitzungen und Veranstaltungen stattfinden.

 

• Eigenständiges Officemanagement

• E-Mail-Verwaltung, Korrespondenz, Terminkoordination, Kalendermanagement, Reisebuchungen weltweit, weiteres bitte siehe Backoffice

• Koordination des Informationsflusses als zentrale Ansprechpartnerin: Sichten, sortieren, bewerten

• Prioritätensetzung und Monats-, Halbjahrs- und Jahresplanung

• Organisieren und Strukturieren der Arbeits- und Büroabläufe

• Reisemanagement und individuelle Reisevorbereitungen

• Reiseprogramm erstellen

  • Transfers, Restaurant-Recherche
  • Kartenbestellung, Sightseeing etc.

• Messebesuche vorbereiten

  • Messetrends
  • Ausstellerselektion und Terminvereinbarungen

• Textwerkstatt in Deutsch und Englisch*

• Übersetzungen D/E und E/D

• Anspruchsvolle Korrespondenz

• Korrektorat und Textverfeinerung

• Contentmanagement Ihrer Internet- / Intranet- / Social Media-Präsenz: Verfassen und Auffrischen von Texten und Nachrichten

• *gem. Duden-Regeln / DIN 5008 und Englisch Level B1

• Organisation von Firmen- und Mitarbeiter-Veranstaltungen

• Tagungen und Konferenzen

• Workshops, Schulungen, Teambuilding-Events

• Gruppen-/Delegationsfahrten: Planung und Reisebegleitung

• Projekte: Leitung im administrativen Bereich, z.B.

• Relaunch Ihrer Internetseite

• Einführung von IT-Tools

• Umgestaltung der Büro- und Meetingräume

• Büro-Umzüge

• Gruppen/Delegationsfahrten weltweit

• Projektassistenz bei komplexen Firmenprojekten

Sind die E-Mails bearbeitet und die Termine von AOM geplant, ist das Büro am Laufen und Sie können sich beruhigt ihrem Geschäft widmen.

• Kommunikation

• Inbox-Verwaltung und E-Mail-Korrespondenz

• Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch: von der Anfrage bis zum Weihnachtsmailing

• Kalendermanagement

• Terminplanung

• Vor- und Nachbearbeitung von Terminen, Besprechungen, Sitzungen

• Reisemanagement weltweit

• Reisebuchungen (Flug, Hotel, Mietwagen etc.)

• Visa / Impfungen etc.

• Reisekosten-Abrechnung

• vorbereitende Buchhaltung

• Dokumente erstellen

• Meeting-Agenda / Sitzungsvorlagen

• PowerPoint-Präsentationen

• Teilnahme an Sitzungen und Erstellung von Protokollen und To-Do-Listen

• Reports und Berichte

• Reporting von Zahlen und Daten, Budget Kontrolle (Excel, CRM, SAP)

• Internet-/Markt- und Produktrecherche

• Pflege von Listen und Datenbanken (SAP, CRM)