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Coaching Office

und Assistenz

Die Digitalisierung hat seit Mitte der 90er-Jahre unser Leben und die Arbeitswelt einschneidend verändert, wir nennen sie die neue VUKA-Welt, die von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz/Ambiguität bestimmt wird.

Arbeitsabläufe und Prozesse sind schneller und haben sich durch die Informations- und Daten verdichtet. Moderne und flexiblen Formen der (Büro-)-Arbeit bzw. der Arbeitsorganisation werden eingeführt, Stichwort New Work und Agiles Arbeiten.

Ich biete praktische Hilfestellung an, die aus der Praxis kommt und mit den neuesten Facherkenntnissen hinterlegt ist.

Ich freue mich über Ihre Anfrage.

Officemanagement „einfach effektiv“

  • AOM Modell: Koordination – Kollaboration – Kommunikation

  • Zeitmanagement:

    • Pläne für täglich/wöchentlich, monatlich, jährlich
    • Workload: Selektion und Priorisierung der Aufgaben

  • Optimierung der Arbeitsabläufe

  • Auswahl von IT-Tools oder Erweiterung der IT-Kenntnisse

  • 5 – 10 Stunden / vor Ort und virtuell

  • Von Assistentin zur Assistentin

  • Mentoring: Erste-Hilfe-Paket

  • Besprechung „akuter Fälle“, die eine schnelle Lösung (Best Practice) erfordern.

  • Themen: Von der Archivierung bis zum Zeitmanagement

  • 1 – 5 Stunden / virtuell

  • Selbstmanagement – Wie passe ich mich den neuen Herausforderungen der digitalen Arbeitswelt an?

  • Stärken-Schwäche-Analyse und Ausarbeitung einer persönlichen Strategie

  • Entwicklung eines individuellen Auffrischungs- / Weiterbildungsplan für 12 Monate und Auswahl der Lernmethoden (Selbststudium, Mentoring, Coaching, Networking, Seminar/Webinar)

  • Erste Strategien und Skills bereits anwenden

    • Selektieren und Priorisieren
    • Strukturiert arbeiten
    • Agil und ganzheitlich denken
    • Ein digitales Mindset entwickeln

  • 5 – 10 Stunden / virtuell oder vor Ort

  • Chef und Assistentin werden zu einem „Win-win-Team“

  • Ausarbeitung eins gemeinsamen Konzepts der Zusammenarbeit

  • Formulierung gegenseitiger Erwartungen und Abstimmung der Arbeitsstile

    • Definition der Aufgaben, erwarteter Kompetenzen und des Verantwortungsbereichs der Assistentin.
    • Definition, wie die Zusammenarbeit gestaltet wird (z. B. bezüglich Absprache, Informationsaustausch, Wege der Kommunikation u. a.)
    • Wie kann das volle Potenzial der Assistentin genutzt werden, damit sie eine kompetente Teamplayerin wird?

  • Auswahl von eventuellen Auffrischungs- / Weiterbildungsmaßnahmen

  • Weiteres nach Ihren Angaben

  • 5 – 10 Stunden / vor Ort

  • Onboarding neuer Mitarbeiter: „Der erste Eindruck zählt.“

    Die intensive Einführung in den Arbeitsplatz und die Strukturen des Unternehmens motiviert die neuen Officemitarbeiter und garantiert eine rasche Eingliederung in das Team. Oft steht dafür im täglichen Ablauf zu wenig Zeit zur Verfügung.

    Ich begleite Ihre neue Assistentin in Einarbeitungszeit und unterstütze sie bei der

  • Einführung in die Firmenstrukturen: Strategie / Governance / Compliance, Organigramme

  • Einarbeitung in das Produkt-/Dienstleistungs-Portfolio sowie in die Branche

  • Schaffung eines internen Netzwerks

  • Aufbau eins effizienten Officemanagements und Chefentlastung

  • Selbstmanagement: Auffrischung der Kenntnisse und Weiterbildung

  • Weiteres nach Ihren Angaben

  • 5 – 10 Stunden / vor Ort und virtuell

Office 4.0

  • Aufbau eines Sekretariats / Büroorganisation, die in der agilen und digitalen Arbeitswelt pragmatisch agiert und in die Firmenkultur integriert ist

  • Für eine neugeschaffene Rolle in der Geschäftsleitung / im Executive Board

  • Für eine neue Managerstelle

  • In Start-ups, Einzelunternehmen, KMU

  • Als Reorganisation nach einer längeren Vakanz / Pension einer Stelleninhaberin

  • Personalsuche einer Assistentin und Erstellung der Rollenbeschreibung

  • Coaching während der Onboarding-Zeit

  • Zeitumfang nach Absprache